이제 더 이상 카톡 확인에 묶여 있지 마세요! 1분 만에 끝내는 자동응답 설정법
목차
- 카카오톡 자동응답, 왜 필요할까요?
- 카카오톡 자동응답을 위한 준비물: ‘카카오톡 채널’
- 카카오톡 채널 만들기: 첫 번째 단계
- 자동응답 설정하기: 가장 쉬운 방법
- 키워드 자동응답 설정하기: 더 스마트한 대응
- 마무리: 자동응답으로 얻는 자유와 효율
카카오톡 자동응답, 왜 필요할까요?
당겨주세요!
하루에도 수십, 수백 통씩 쏟아지는 카톡 알림. 업무 시간, 운전 중, 혹은 잠든 시간에도 고객 문의나 중요한 연락이 끊임없이 도착합니다. 일일이 답장하기에는 시간이 부족하고, 그렇다고 답장을 하지 않으면 중요한 기회를 놓치거나 상대방에게 소홀하다는 인상을 줄 수 있습니다. 이럴 때 카카오톡 자동응답은 당신의 든든한 조력자가 될 수 있습니다.
단순히 “지금은 통화가 어렵습니다”라는 답장을 보내는 것을 넘어, 특정 키워드에 맞춰 맞춤형 정보를 제공하고, 반복적인 질문에 대한 답변을 자동으로 처리하며, 부재중에도 고객과 소통할 수 있는 문을 열어줍니다. 자동응답 기능은 개인적인 용도뿐만 아니라 비즈니스를 운영하는 소상공인, 프리랜서, 또는 회사 담당자에게 특히 유용합니다. 이제 더 이상 카톡 알림에 묶여 있을 필요가 없습니다. 다음 단계들을 차근차근 따라 해보세요.
카카오톡 자동응답을 위한 준비물: ‘카카오톡 채널’
개인 카카오톡 프로필에서는 자동응답 기능을 설정할 수 없습니다. 이 기능을 활용하려면 ‘카카오톡 채널’이 필요합니다. 카카오톡 채널은 과거의 ‘플러스친구’가 새롭게 개편된 형태로, 비즈니스나 단체 운영을 위해 특화된 서비스입니다. 친구 추가를 통해 고객과 소통하고, 비즈니스 정보를 제공하며, 다양한 마케팅 활동을 펼칠 수 있는 플랫폼이죠.
카카오톡 채널을 만들었다면, 채널 관리자 페이지인 ‘카카오톡 채널 관리자 센터’에 접속해야 합니다. 이곳에서 자동응답은 물론, 1:1 채팅, 채널 메시지, 쿠폰 발행 등 다양한 기능을 설정하고 관리할 수 있습니다. 이미 카카오톡 채널을 운영하고 있다면 이 단계를 건너뛰고 다음 단계로 바로 넘어가셔도 좋습니다.
카카오톡 채널 만들기: 첫 번째 단계
아직 카카오톡 채널이 없다면, 먼저 채널을 만들어야 합니다. 이 과정은 매우 간단하며 몇 분 안에 완료할 수 있습니다.
- 카카오톡 채널 관리자 센터 접속: 웹 브라우저에서 ‘카카오톡 채널 관리자 센터’를 검색하여 접속합니다. 카카오 계정으로 로그인합니다.
- 새로운 채널 만들기: 로그인 후, 화면 상단의 ‘새 채널 만들기’ 버튼을 클릭합니다.
- 기본 정보 입력: 채널 이름, 검색용 아이디, 카테고리, 그리고 프로필 사진과 배경 이미지를 등록합니다. 이때 입력하는 채널 이름과 검색용 아이디는 채널을 검색하는 데 사용되므로 신중하게 결정하는 것이 좋습니다.
- 상세 정보 입력: 채널 소개, 채널 상태, 친구 공개 여부 등을 설정합니다. 채널 소개는 방문자에게 채널의 목적을 명확하게 전달하는 중요한 역할을 합니다.
- 완료: 모든 정보를 입력하고 ‘완료’ 버튼을 누르면 카카오톡 채널이 생성됩니다. 이제 이 채널을 통해 고객과 소통할 준비가 되었습니다.
자동응답 설정하기: 가장 쉬운 방법
카카오톡 채널을 만들었다면 이제 자동응답을 설정할 차례입니다. 가장 기본적인 자동응답 기능은 모든 메시지에 동일한 답변을 보내는 방식입니다.
- 카카오톡 채널 관리자 센터 로그인: 앞서 만든 채널의 관리자 센터에 접속합니다.
- 채팅 설정으로 이동: 좌측 메뉴에서 ‘채팅’을 클릭한 후, ‘채팅 설정’으로 들어갑니다.
- 자동응답 켜기: ‘자동응답’ 섹션에서 ‘자동응답 켜기’를 활성화합니다.
- 응답 메시지 작성: ‘자동응답 메시지’ 입력란에 고객에게 보낼 메시지를 작성합니다. 예를 들어 “안녕하세요, 지금은 상담이 어려운 시간입니다. 문의 내용을 남겨주시면 확인 후 최대한 빠르게 답변 드리겠습니다. 감사합니다.”와 같은 내용을 입력할 수 있습니다.
- 저장: 메시지를 입력하고 ‘저장’ 버튼을 누르면 자동응답 설정이 완료됩니다. 이제부터 이 채널로 들어오는 모든 채팅 메시지에 자동으로 설정한 답변이 전송됩니다.
키워드 자동응답 설정하기: 더 스마트한 대응
단순히 모든 메시지에 같은 답변을 보내는 것만으로는 부족할 수 있습니다. 예를 들어, 고객이 “가격”에 대해 물어봤을 때 가격표를 보내고, “주소”를 물어보면 매장 위치를 안내하는 등, 특정 키워드에 맞춰 다른 답변을 보내는 것이 훨씬 더 효율적입니다. 이 기능을 바로 ‘키워드 자동응답’이라고 합니다.
- 채팅 설정으로 이동: 카카오톡 채널 관리자 센터의 ‘채팅 설정’ 페이지로 다시 이동합니다.
- 키워드 자동응답 켜기: ‘키워드 자동응답’ 섹션에서 ‘키워드 자동응답 켜기’를 활성화합니다.
- 새로운 응답 추가: ‘새로운 응답 추가’ 버튼을 클릭합니다.
- 키워드 설정: 응답을 발동시킬 키워드를 입력합니다. 예를 들어, “가격”, “가격표”, “금액” 등을 한꺼번에 등록할 수 있습니다. 키워드는 쉼표(,)로 구분하여 여러 개를 등록할 수 있습니다.
- 응답 메시지 작성: 해당 키워드에 대한 답변을 작성합니다. 텍스트는 물론, 이미지나 링크를 포함한 카드 메시지를 첨부할 수도 있습니다. 예를 들어, 가격 키워드에는 가격표가 담긴 이미지를 첨부하고, 주소 키워드에는 네이버 지도로 연결되는 링크를 추가할 수 있습니다.
- 반복: 필요한 만큼 키워드와 응답을 반복하여 추가합니다. 예를 들어 “운영 시간”, “주차”, “예약” 등 자주 묻는 질문에 대한 키워드와 답변을 미리 준비해두면, 고객 응대 시간을 대폭 줄일 수 있습니다.
- 저장: 모든 설정을 마쳤다면 ‘저장’ 버튼을 눌러 적용합니다.
마무리: 자동응답으로 얻는 자유와 효율
카카오톡 자동응답 기능을 활용하면 당신의 시간을 절약하고, 고객에게는 신속하고 정확한 정보를 제공할 수 있습니다. 밤늦은 시간이나 주말에도 고객의 궁금증을 해결해 줄 수 있어 고객 만족도가 향상되고, 반복적인 문의에 일일이 답해야 하는 번거로움에서 벗어날 수 있습니다.
특히 키워드 자동응답은 단순한 부재중 알림을 넘어, 당신의 비즈니스를 24시간 운영하는 스마트한 비서처럼 만들어 줍니다. 이 기능을 통해 고객은 원하는 정보를 즉시 얻을 수 있고, 당신은 더 중요한 업무에 집중하거나 온전한 휴식을 취할 수 있습니다. 이제 당신의 스마트폰은 당신의 시간을 빼앗는 기기가 아닌, 당신의 효율을 극대화하는 도구가 될 것입니다. 오늘부터 이 기능을 활용하여 더 자유롭고 효율적인 일상을 만들어보세요.